コラム

こんにちは、2020年もスタートしてあっというまに３週間たちます。

もうすぐ１月も終わってしまいますね！

今日は最近ふと感じた事ビジネスマナーについて、このコラムを見てくれた学生や若い社会人、経営層の方々がなにか感じてくれればいいなと思います。

昨年と今年に入って内定書類や返送用封筒を入れての郵送物を送る機会がとても多くあったのですが、その時にふと気になった事があります。

気になる事とは？

返送用封筒に丁寧に返送先の住所がすでに書いてある事があると思うのですが、日本の昔からの風習で出す側が自分の宛先を書くときに敬称を書かない。

なんて書いてあるかというと、個人であれば　「行」　部署などであれば「宛」　で書いてあります。

この時返送をそのままするのはビジネスマナー的にはあまりよくありません。

時代の移り変わりでメール、LINEなどの便利な連絡手段が増えたことで手紙の出し方、送り状の出し方などを知らない人がとても増えています。

当社のインターンにもお客様に手紙を出させることがあるのですが、封筒に宛先を書くということがすでに分からないということに時代を感じる日々です。

返送用封筒・手紙の返送時に気を付ける事とは

下記画像のように返送用の封筒やハガキには既に宛先情報が記載されています。
その際にやらなくてはいけない事は「行」や「宛」を２重線で消し「様」や「御中」に変更して郵送するということ。

・個人宛であれば「様」に
・部署宛であれば「御中」に

このようにして返送するのが本来のビジネスマナーです。

どこで教えてもらえるの？

こういった作法はどこで教えてもらえるのでしょうか？
私自身も転職した会社で鬼のような総務課長に指摘されるまでまったく気にしたことがありませんでした。それまでこういった作法とは無縁でしたが、そもそも大学などで教えてくれてもいい事だと思います。

就職活動をする時に大学で就職活動セミナーなどやると思うのですがそういった時に教えておくべきですね。内定承諾書などは郵送で来ることもあると思います。その時の対応を学生に大学側が教えておいたほうがよいと思います。

あとは入社した先の社員研修でこういったことを教えていない企業が多い。大きい、小さい関係なく会社で仕事する以上お客様とやり取りする事あると思います。細かい事ですがこういった事が出来ていないと何が悪いかというとちょっとした違和感があるくらいなのですが、その違和感を感じさせない教育が出来ているという積み重ねで信頼や評価につながるんじゃないかと思います。

番外編

返送用封筒・ハガキというタイトルで書いたのですが、送付状にもばっちりこの罠は潜んでいます。
特に会社で用意されているものを使うときは気を付けてください。

送り主（自分）に「様」がついています。

画像は当社が使っている送付状です。

「様」を消してから郵送するように教育しないと、これもこのまま出してしまう事ありそうですね！

まとめ

忘れがちですが、何も書いてない状態で自分が書くときのことを思い出せば違和感に気が付くはずです。

・送り先には敬称略を使うはず

・自分に様はつけない

これがわかっていれば間違えませんね！